Czy szkolenia wlicza się do czasu pracy?

Czy szkolenia wlicza się do czasu pracy wtedy, gdy wypadają w środku Twojej zmiany, a inaczej, gdy pracodawca “wrzuca” je po godzinach? Przeczytaj dalej, bo pokażę Ci proste reguły, które pozwolą Ci szybko ocenić, czy masz czas pracy, nadgodziny, czy raczej naukę poza rozliczeniem. Rozwiązuję tu najczęstszy problem pracowników i pracodawców – jak poprawnie rozliczyć szkolenie, żeby nie wpaść w spór o wynagrodzenie, odpoczynek i ewidencję. Zostań ze mną, a dostaniesz też praktyczne przykłady i listę kontrolną do rozmowy z HR.

Najważniejsze informacje z tego artykułu:

• szkolenia obowiązkowe i zlecone przez pracodawcę co do zasady liczą się jako czas pracy, także po godzinach;
• szkolenia BHP zawsze odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy;
• podnoszenie kwalifikacji z inicjatywy pracownika zwykle nie zwiększa czasu pracy, choć możesz dostać płatne zwolnienie lub urlop szkoleniowy;
• szkolenie po godzinach może tworzyć nadgodziny, a pracodawca musi dopilnować odpoczynku dobowego i tygodniowego;
• koszty szkolenia, dojazdu i noclegu często ponosi pracodawca, ale warto to zapisać w umowie lub regulaminie.

Czy szkolenia wlicza się do czasu pracy?

Tak, szkolenia wlicza się do czasu pracy, gdy odbywasz je na polecenie pracodawcy albo gdy pracodawca ma obowiązek zapewnić Ci takie szkolenie z przepisów, umowy o pracę, regulaminu lub układu zbiorowego. Po 26 kwietnia 2023 r. zasada jest jeszcze bardziej czytelna – szkolenie obowiązkowe ma być nieodpłatne, traktowane jako czas pracy i, jeśli to możliwe, zaplanowane w godzinach Twojej pracy.

W praktyce najwięcej sporów widzę w dwóch sytuacjach – gdy szkolenie wpada po godzinach albo gdy wygląda na “dobrowolne”, ale przełożony naciska. Od lat wspieram firmy w porządkowaniu ewidencji czasu pracy i dokumentów szkoleniowych, więc opisuję Ci rozwiązania, które realnie działają w HR i kadrach.

Co mówi Kodeks pracy o czasie pracy i dyspozycyjności?

Czas pracy obejmuje nie tylko realne wykonywanie zadań, ale też pozostawanie do dyspozycji pracodawcy. Tak wynika z art. 128 KP, który definiuje czas pracy jako okres, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Jeśli w trakcie szkolenia wykonujesz polecenie pracodawcy i masz obowiązek się stawić, to zwykle pozostajesz w jego dyspozycji. To podejście wzmacnia też orzecznictwo, w tym wyrok SN z 24.09.2020 r., III PK 38/19 – Sąd Najwyższy podkreślił, że czas pracy nie ogranicza się do “produkcyjnych” minut, bo liczy się dyspozycyjność.

Kiedy szkolenie odbywa się “w ramach” pracy, a kiedy jest prywatną nauką?

Szkolenie jest “w ramach” pracy, gdy pracodawca je zleca, narzuca termin, wymaga udziału, rozlicza obecność albo uzależnia dopuszczenie do zadań od ukończenia. Z kolei prywatna nauka to taka, którą wybierasz samodzielnie i realizujesz bez polecenia, nawet jeśli firma dopłaca.

Pomaga mi prosta zasada – sprawdzam, czy brak udziału grozi konsekwencjami służbowymi. Jeśli tak, to zwykle mówimy o poleceniu pracodawcy, a wtedy czas szkolenia łatwiej obronić jako czas pracy.

Wskazówka: Poproś o mail lub polecenie na piśmie z terminem, miejscem i informacją, że udział jest obowiązkowy – to najprostszy dowód, gdy później rozliczasz czas i nadgodziny.

Jak rozpoznać szkolenia odbywające się w czasie pracy?

Szkolenia odbywające się w czasie pracy to te, które wypadają w Twoich zaplanowanych godzinach pracy z grafiku. Jeśli szkolenie “zjada” Ci część zmiany, to ten czas wlicza się do czasu pracy i normalnie dostajesz wynagrodzenie.

To dotyczy zarówno szkoleń stacjonarnych, jak i online, o ile pracodawca wyznaczył Ci udział w konkretnym czasie. Nie ma znaczenia, czy szkolenie jest w siedzibie firmy, w sali hotelowej czy na platformie e-learningowej, jeśli pracodawca traktuje je jako obowiązek służbowy.

Jak to wpływa na ewidencję czasu pracy i wypłatę?

W ewidencji powinien pojawić się czas szkolenia jako czas pracy. Kadry mogą opisać go jako “szkolenie”, ale rozliczenie godzin ma działać tak samo jak przy zwykłych obowiązkach.

Jeżeli szkolenie zastępuje pracę na stanowisku, nie tracisz prawa do wynagrodzenia. Z punktu widzenia rozliczeń to nadal Twoje płatne godziny pracy.

Kiedy szkolenia poza godzinami pracy też wlicza się do czasu pracy?

Szkolenia poza godzinami pracy wlicza się do czasu pracy, gdy realizujesz je na polecenie pracodawcy albo gdy pracodawca musi je zapewnić na podstawie przepisów lub wewnętrznych źródeł prawa pracy.

Od strony praktycznej – jeśli masz obowiązek i nie masz realnej swobody odmowy, to czas zwykle “wchodzi” do czasu pracy, nawet gdy szkolenie jest wieczorem lub w dzień wolny.

Po godzinach robi się szczególnie wrażliwie, bo łatwo o nadgodziny i naruszenie odpoczynku dobowego. Dlatego przy szkoleniach po pracy warto od razu ustalić formę rekompensaty i sprawdzić plan kolejnej zmiany.

Jakie warunki najczęściej przesądzają o wliczeniu?

Najczęściej przesądza połączenie obowiązku udziału i związku szkolenia z Twoją pracą lub wymaganiami stanowiska. Ja weryfikuję to przez krótką listę pytań kontrolnych.

Sprawdź te kryteria:

• pracodawca wydał polecenie udziału lub wpisał szkolenie jako obowiązkowe;
• szkolenie jest wymagane do dopuszczenia do pracy, utrzymania uprawnień lub bezpieczeństwa;
• termin i forma nie wynikają z Twojej swobody, tylko z organizacji pracy;
• pracodawca finansuje szkolenie jako swój obowiązek, a nie jako benefit “na życzenie”.

Co ze szkoleniem w dniu wolnym albo w weekend?

Szkolenie w dniu wolnym też może być czasem pracy, jeśli pracodawca je zlecił i wiąże się z Twoimi obowiązkami. Wtedy wchodzą do gry zasady pracy w dniu wolnym, oddawanie dnia wolnego albo rozliczanie dodatków.

Nie zostawiaj tego “na później”. Ustal od razu, czy dostaniesz czas wolny, czy wypłatę z dodatkami, bo kadry muszą to poprawnie ująć w ewidencji.

Czy szkolenia BHP wlicza się do czasu pracy?

Tak, szkolenia BHP wlicza się do czasu pracy zawsze. Wynika to wprost z art. 2373 § 3 KP – szkolenia wstępne i okresowe BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Jeśli pracodawca organizuje BHP po godzinach, to wciąż rozliczasz ten czas jak pracę, a przy przekroczeniach norm mogą pojawić się nadgodziny. W praktyce warto też pilnować terminów okresówek, bo to temat, który regularnie wraca w kontrolach. Przy okazji przyda Ci się informacja Co ile lat szkolenie BHP?, bo częstotliwość zależy od stanowiska i warunków.

Kto płaci za BHP i czy możesz odmówić?

Za BHP płaci pracodawca. Ty masz obowiązek w nim uczestniczyć, bo bez przeszkolenia pracodawca nie powinien dopuścić Cię do pracy.

Odmowa zwykle kończy się problemem organizacyjnym i może mieć konsekwencje pracownicze. Lepiej dopilnować, żeby pracodawca dobrze rozliczył czas i koszty.

Jak działa art. 94(13) KP i co zmienił w szkoleniach obowiązkowych?

Art. 94(13) KP wprowadził jasną regułę – szkolenie, które pracodawca musi zapewnić, ma być bezpłatne dla pracownika, liczyć się jako czas pracy i, jeśli to możliwe, odbywać się w godzinach pracy.

Ten przepis porządkuje spory o szkolenia “wymagane” – np. wynikające z prawa, standardów branżowych, regulaminu lub umowy.

Ja widzę tu jeden praktyczny wniosek. Jeśli pracodawca mówi “musisz to mieć, bo inaczej nie możesz pracować”, to trudno jednocześnie twierdzić, że szkolenie jest prywatne i nie podlega rozliczeniu.

Czym różni się polecenie pracodawcy od podnoszenia kwalifikacji zawodowych?

Polecenie pracodawcy oznacza, że masz wykonać zadanie służbowe – także udział w szkoleniu. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych z art. 103–106 KP dotyczy sytuacji, gdy uczysz się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, ale w reżimie “nauki”, a nie bieżących obowiązków.

Ta różnica wpływa na to, czy szkolenie wejdzie do czasu pracy, czy dostaniesz urlop szkoleniowy albo zwolnienie z części dnia. I tu właśnie firmy najczęściej mylą pojęcia.

Jak rozpoznać “podnoszenie kwalifikacji” na przykładzie kursu językowego?

Kurs językowy często podpada pod podnoszenie kwalifikacji, zwłaszcza gdy inicjujesz go Ty i realizujesz poza grafikiem. Nawet jeśli pracodawca dopłaca, czas zajęć zwykle nie staje się automatycznie czasem pracy.

Jeśli jednak przełożony wymaga kursu, bo obsługujesz klientów zagranicznych i bez języka nie wykonasz zadań, sytuacja się zmienia. Wtedy częściej mówimy o szkoleniu obowiązkowym albo poleceniu pracodawcy.

Czy urlop szkoleniowy wlicza się do czasu pracy?

Nie, urlop szkoleniowy nie jest czasem pracy, ale dostajesz za niego wynagrodzenie. W praktyce oznacza to, że nie “nabijasz” godzin pracy, natomiast zachowujesz prawo do płacy za okres urlopu szkoleniowego lub zwolnienia z części dnia.

Urlop szkoleniowy wynika z art. 103 KP i kolejnych, a stosuje się go przy podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Pracodawca może też dać Ci zwolnienie z całości lub części dnia pracy z zachowaniem wynagrodzenia, gdy musisz dojechać na zajęcia albo przystąpić do egzaminu.

Kiedy bardziej opłaca się urlop szkoleniowy, a kiedy rozliczenie jak czasu pracy?

Urlop szkoleniowy pasuje, gdy masz naukę w konkretnych dniach i chcesz legalnie “zdjąć” z grafiku pracę. Rozliczenie jako czas pracy pasuje, gdy szkolenie ma charakter obowiązkowy i pracodawca traktuje je jak zadanie służbowe.

Jeśli czujesz, że pracodawca raz mówi o “podnoszeniu kwalifikacji”, a raz wymaga obecności jak na dyżurze, poproś o doprecyzowanie na piśmie. To naprawdę ucina spory.

Wskazówka: Gdy szkolenie wypada po godzinach, sprawdź od razu, czy zachowasz 11 godzin odpoczynku dobowego – jeśli nie, pracodawca powinien zmienić grafik albo termin szkolenia.

Jak rozliczyć wynagrodzenie podczas szkolenia i ewentualne nadgodziny?

Wynagrodzenie podczas szkolenia przysługuje Ci wtedy, gdy szkolenie jest czasem pracy albo gdy korzystasz z płatnego zwolnienia czy urlopu szkoleniowego. Jeśli szkolenie “wchodzi” do czasu pracy i powoduje przekroczenie norm, możesz mieć nadgodziny i dodatek za godziny nadliczbowe.

Gdy szkolenie odbywa się po Twojej zmianie, a pracodawca je zlecił, potraktuj to jak przedłużenie dnia pracy. Wtedy rozliczenie powinno uwzględniać zasady z Kodeksu pracy oraz wewnętrzne ustalenia – regulamin wynagradzania, układ zbiorowy albo praktykę udzielania czasu wolnego.

Jakie masz opcje rekompensaty, gdy szkolenie wypada po pracy?

Opcja zależy od tego, czy powstaną nadgodziny i jaki system czasu pracy stosujecie. Najczęściej spotkasz te rozwiązania:

• wypłata normalnego wynagrodzenia za czas szkolenia oraz dodatków, jeśli przekroczysz normy;
• udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny, zgodnie z zasadami przyjętymi u pracodawcy;
• zmiana grafiku tak, żeby szkolenie odbyło się “w środku” zaplanowanej pracy.

Kto ponosi koszty związane z udziałem w szkoleniu?

Koszty związane z udziałem w szkoleniu zwykle ponosi pracodawca, jeśli szkolenie jest obowiązkowe lub zlecone. Dotyczy to opłat za szkolenie, materiałów, a często też kosztów przejazdu i noclegu, gdy szkolenie jest poza miejscowością pracy.

Przy podnoszeniu kwalifikacji zawodowych zasady mogą wynikać z umowy szkoleniowej.

Wtedy pracodawca może finansować naukę, ale może też zabezpieczyć się warunkami zwrotu części kosztów w określonych sytuacjach przewidzianych w Kodeksie pracy.

Jak to ustalić, żeby nie było niedomówień?

Ustal to wprost, zanim pojedziesz na szkolenie. Ja rekomenduję krótki zestaw ustaleń w mailu albo aneksie.

Co warto potwierdzić na piśmie:

• czy szkolenie jest obowiązkowe i z czyjej inicjatywy się odbywa;
• czy czas szkolenia wchodzi do czasu pracy, a jeśli tak, to jak rozliczacie nadgodziny;
• kto płaci za dojazd, nocleg szkoleniowy i dietę, jeśli szkolenie ma charakter wyjazdowy;
• czy masz umowę o podnoszenie kwalifikacji i jakie są zasady zwrotu kosztów.

Jakie dokumenty i ustalenia pomagają uniknąć sporów o czas szkolenia?

Dokumenty pomagają, bo pokazują obowiązkowość i sposób rozliczenia. W razie kontroli albo konfliktu z przełożonym nie musisz wtedy opierać się na “ustnych ustaleniach”.

Najlepiej działają proste źródła – polecenie pracodawcy, zapis w regulaminie, postanowienie w umowie o pracę lub w układzie zbiorowym. Jeśli firma ma procedurę szkoleń, dopilnuj, żeby zawierała też reguły ewidencji czasu i wypłat.

Jak krok po kroku sprawdzić, czy Twoje szkolenie powinno wejść do czasu pracy?

Przejdź przez ten schemat i zaznacz odpowiedzi. Potem łatwo wyciągniesz wniosek.

Instrukcja krok po kroku:

• sprawdź, kto zainicjował szkolenie – Ty czy pracodawca;
• ustal, czy udział jest obowiązkowy – zapytaj wprost i poproś o potwierdzenie;
• porównaj termin szkolenia z grafikiem – zobacz, czy wypada w Twoich godzinach pracy;
• zweryfikuj podstawę – prawo, regulamin, układ zbiorowy, umowa o pracę lub polecenie;
• policz, czy szkolenie powoduje przekroczenie norm dobowych lub tygodniowych;
• sprawdź odpoczynek dobowy 11 godzin i tygodniowy 35 godzin;
• ustal sposób rozliczenia – wypłata, dodatki, czas wolny lub korekta grafiku;
• zachowaj dowody – zaproszenie, program, listę obecności, maile, potwierdzenie kosztów.

Podsumowanie?

Szkolenie wlicza się do czasu pracy, gdy odbywasz je w swoich godzinach pracy albo gdy pracodawca je zleca lub musi je zapewnić na mocy przepisów, umowy czy regulaminu. Obowiązkowe szkolenia BHP zawsze rozliczasz jako czas pracy i na koszt pracodawcy. Przy nauce w ramach podnoszenia kwalifikacji częściej spotkasz urlop szkoleniowy lub płatne zwolnienie, a nie doliczanie godzin do czasu pracy. Gdy szkolenie wypada po godzinach, sprawdź nadgodziny i odpoczynek, bo tu najłatwiej o błąd w ewidencji.

Jeśli masz konkretne szkolenie do rozliczenia, opisz mi jego termin, podstawę i formę polecenia – podpowiem Ci, jak to ugryźć w praktyce.

FAQ

Q: Czy e-learning w domu też wlicza się do czasu pracy?

A: Tak, jeśli pracodawca zlecił szkolenie i wyznaczył czas realizacji lub termin, a Ty musisz je wykonać. Gdy robisz je dobrowolnie w wolnym czasie, zwykle nie.

Q: Czy do czasu pracy wlicza się dojazd na szkolenie poza firmą?

A: Zależy od organizacji i polecenia. Sam dojazd bywa traktowany jak podróż służbowa, ale nie zawsze zwiększa czas pracy. Ustal to w firmowych zasadach.

Q: Czy pracodawca może kazać oddać koszty szkolenia po odejściu z pracy?

A: Może, ale tylko w warunkach z art. 103(5) KP i zwykle na podstawie umowy szkoleniowej. Nie dotyczy to szkoleń obowiązkowych.