Czy szkolenie BHP dla pracodawców jest obowiązkowe?

Czy szkolenie BHP dla pracodawców jest obowiązkowe? To pytanie wraca zawsze, gdy bierzesz na siebie odpowiedzialność za ludzi i jednocześnie chcesz mieć spokojną głowę przy kontroli lub po wypadku. Przeczytaj dalej, bo pokażę Ci konkretnie, kiedy szkolenie pracodawcy wynika wprost z przepisów, a kiedy jest wymogiem praktycznym, bez którego ryzykujesz błędy w dokumentach i organizacji pracy. Wyjaśnię też, jak to się łączy ze służbą BHP, kategorią ryzyka i terminami szkoleń okresowych, żebyś nie działał na domysłach. Jeśli chcesz szybko podjąć dobrą decyzję i dobrać właściwy wariant w Twojej firmie, ten poradnik poprowadzi Cię krok po kroku.

Najważniejsze informacje z tego artykułu:

• obowiązek szkoleń BHP zawsze dotyczy pracowników – pracodawca organizuje i finansuje szkolenia wstępne oraz okresowe;
• pracodawca oraz osoby kierujące pracownikami muszą mieć wiedzę z BHP, a przepisy łączą to z obowiązkiem szkolenia w zakresie potrzebnym do wykonywania zadań;
• jeśli chcesz sam wykonywać zadania służby BHP, musisz spełnić warunki zatrudnienia i ryzyka oraz przejść odpowiednie przeszkolenie;
• przy zatrudnieniu powyżej 100 osób tworzysz służbę BHP, a poniżej 100 możesz powierzyć zadania pracownikowi lub specjaliście spoza firmy;
• brak realizacji obowiązków z BHP grozi grzywną od 1000 do 30 000 zł oraz odpowiedzialnością po wypadku.

Czy szkolenie BHP dla pracodawców jest obowiązkowe?

Tak, szkolenie BHP dla pracodawców jest obowiązkowe wtedy, gdy pracodawca występuje jako osoba kierująca pracownikami oraz gdy przepisy wymagają od niego okresowo powtarzanego szkolenia w zakresie BHP, a także wtedy, gdy chce sam wykonywać zadania służby BHP.

Jeśli zatrudniasz ludzi i nimi kierujesz, prawo oczekuje od Ciebie potwierdzonej wiedzy z bezpieczeństwa i higieny pracy. Wynika to z logiki systemu – to Ty organizujesz pracę, wyznaczasz zasady i odpowiadasz za stan BHP w zakładzie.

Jednocześnie spotkasz się z praktycznym rozróżnieniem, które często miesza pojęcia. Co innego „obowiązek przeszkolenia pracowników”, a co innego „Twoje szkolenie jako pracodawcy”. Pierwsze jest bezdyskusyjne, drugie zależy od Twojej roli i tego, czy wchodzisz w zakres „osób kierujących pracownikami” oraz czy przejmujesz zadania służby BHP.

Czego pilnują przepisy – Kodeks pracy i obowiązki pracodawcy?

Przepisy pilnują tego, żebyś znał zasady BHP i potrafił je zastosować w praktyce, ponieważ odpowiadasz za organizację pracy i reakcję na zagrożenia.

W mojej pracy z firmami (od mikroprzedsiębiorców po spółki z rozbudowaną strukturą) najczęściej widzę jeden problem – ktoś „ma szkolenie na papierze”, ale nie ma wdrożonych procedur i instrukcji, więc przy zdarzeniu wszystko się sypie. Dlatego w tym artykule trzymam się podejścia zgodnego z BHP w praktyce, a nie samej formalności.

Art. 207 Kodeksu pracy przypomina, że to Ty ponosisz odpowiedzialność za stan BHP i masz znać przepisy oraz zasady ochrony pracy w zakresie potrzebnym do wykonywania obowiązków. Z kolei art. 2373 Kodeksu pracy wiąże Twoje obowiązki z cyklicznym szkoleniem w dziedzinie BHP, a art. 2374 i 2375 odnoszą się do informowania pracowników, instrukcji oraz regulacji wykonawczych.

Kiedy Twoje szkolenie BHP jako pracodawcy wynika wprost z roli „osoby kierującej pracownikami”?

Twoje szkolenie BHP wynika wprost wtedy, gdy faktycznie kierujesz pracownikami, czyli wydajesz polecenia, organizujesz pracę, nadzorujesz ludzi i odpowiadasz za ich warunki pracy.

W praktyce dotyczy to wielu właścicieli i członków zarządu, bo często łączą zarządzanie z bieżącym nadzorem. Jeśli to Ty podejmujesz decyzje o środkach ochrony, dopuszczeniu do pracy, instrukcjach stanowiskowych czy organizacji stanowiska, wchodzisz w rolę „osoby kierującej pracownikami”.

Wtedy stosuje się zasady szkoleń okresowych jak dla kadry kierowniczej, zwykle z pierwszym szkoleniem w ciągu 6 miesięcy od objęcia stanowiska i powtarzaniem co 5 lat. Terminy potrafią się różnić w zależności od grupy stanowisk, dlatego dobrze ułóż to na osi czasu, zamiast działać „kiedy przypomni sobie księgowość”.

Czy brak Twojego szkolenia BHP zawsze oznacza naruszenie przepisów?

Nie, brak Twojego szkolenia BHP nie zawsze oznacza naruszenie przepisów, bo obowiązek szkoleń dotyczy wprost pracowników, natomiast Twoja sytuacja zależy od roli, jaką realnie pełnisz w zakładzie.

Gdy nie kierujesz pracownikami i nie wykonujesz zadań służby BHP, możesz zapewniać zgodność przez inne działania – np. przez profesjonalną obsługę BHP, procedury i nadzór. Tyle że w sporze po wypadku lub przy kontroli i tak wróci pytanie – czy potrafiłeś wykazać „znajomość przepisów i zasad” w sensie praktycznym.

Najczęściej problem nie dotyczy samego faktu braku zaświadczenia, tylko tego, że organizacja pracy nie chroni ludzi. Kontrola PIP czy postępowanie powypadkowe patrzą na to bezlitośnie.

Wskazówka: jeśli masz wątpliwość, czy „kierujesz pracownikami”, sprawdź dwa fakty – czy podpisujesz zakresy obowiązków i czy wydajesz polecenia dotyczące sposobu wykonania pracy. Jeśli tak, potraktuj szkolenie jak standard.

Jak szkolenia BHP pracowników łączą się z Twoimi obowiązkami jako pracodawcy?

Szkolenia BHP pracowników łączą się z Twoimi obowiązkami bezpośrednio, bo to Ty masz je zorganizować, sfinansować, udokumentować i dopilnować terminów.

Tu nie ma miejsca na interpretacje. Pracownik musi przejść szkolenie wstępne BHP przed dopuszczeniem do pracy oraz szkolenia okresowe BHP zgodnie z harmonogramem dla danej grupy stanowisk.

Elementy, których dopilnujesz jako pracodawca:

• szkolenie wstępne BHP – instruktaż ogólny i stanowiskowy;
• szkolenie okresowe BHP – w terminach zależnych od stanowiska;
• instrukcje BHP – dopasowane do stanowisk i realnych zagrożeń;
• potwierdzenia odbycia szkoleń – zaświadczenia i karty szkolenia wstępnego;
• spójność z oceną ryzyka zawodowego – żeby szkolenie odpowiadało realnym zagrożeniom.

Jeśli chcesz szybko sprawdzić rytm odnawiania szkoleń, zajrzyj tu: Co ile lat szkolenie BHP?

Kiedy możesz sam pełnić zadania służby BHP i jakie szkolenie wtedy musisz mieć?

Możesz sam pełnić zadania służby BHP wtedy, gdy spełnisz warunki dotyczące liczby zatrudnionych oraz rodzaju działalności i ryzyka, a do tego przejdziesz szkolenie, które przygotuje Cię do wykonywania tych zadań.

To jest moment, w którym „szkolenie BHP dla pracodawcy” staje się twardym wymogiem praktycznym. Jeśli chcesz przejąć obowiązki służby BHP, musisz umieć je wykonać – od udziału w ocenie ryzyka po analizę wypadków i doradztwo dla stanowisk.

Jak działa limit zatrudnienia i co oznacza w praktyce?

Limit zatrudnienia decyduje o tym, czy tworzysz służbę BHP, czy możesz przekazać zadania, a w małych firmach także o tym, czy możesz je wykonywać sam.

Tabela – najczęstsze warianty organizacji BHP:

Co zmienia wyższa kategoria ryzyka i grupa ryzyka?

Wyższa kategoria ryzyka zmienia to, że w określonych przypadkach pracodawca musi szybciej uzupełnić szkolenie okresowe, jeśli chce sam wykonywać zadania BHP.

Od 2019 r. część firm może korzystać z modelu „pracodawca jako służba BHP” także wtedy, gdy działalność mieści się w grupie, dla której wyznaczono wyższą niż III kategorię ryzyka, ale wtedy dochodzą dodatkowe warunki i terminy. W praktyce pilnuj tego, czy Twoja działalność wpada do grupy ryzyka oraz kiedy formalnie ustalono kategorię, bo to potrafi uruchomić obowiązek szkoleniowy w krótkim czasie.

Jeśli w Twojej firmie ustalenie ryzyka zmienia warunki, dopilnuj szkolenia okresowego w terminie 6 miesięcy od takiego ustalenia. Ten detal często umyka, a potem wychodzi przy kontroli.

Gdzie i w jakiej formie możesz zorganizować szkolenie okresowe BHP dla pracodawcy?

Możesz zorganizować szkolenie okresowe BHP wewnętrznie lub zlecić je jednostce szkoleniowej, a forma zależy od programu i dopuszczalnych metod kształcenia.

Najczęściej spotkasz dwa bezpieczne organizacyjnie modele. Pierwszy – prowadzisz szkolenia przez uprawnionych prowadzących w firmie, jeśli masz kompetencje i program. Drugi – korzystasz z zewnętrznej jednostki, np. placówki kształcenia ustawicznego, szkoły lub uczelni.

Opcje organizacji szkolenia okresowego:

• szkolenie u zewnętrznego organizatora – proste logistycznie, często gotowe programy;
• szkolenie organizowane przez pracodawcę – sensowne, gdy masz stałą obsługę BHP i dopracowany proces;
• forma stacjonarna lub zdalna – zależnie od wymagań dla danej grupy i programu szkolenia.

Wskazówka: zanim kupisz szkolenie „dla pracodawców”, poproś o program i sprawdź, czy obejmuje Twoje realne ryzyka – np. prace na wysokości, substancje chemiczne, ruch pojazdów na placu, stres i czynniki psychospołeczne. Papier bez dopasowania nie pomoże Ci w razie zdarzenia.

Jaką dokumentację powinieneś mieć po szkoleniu BHP i gdzie ją trzymać?

Po szkoleniu powinieneś mieć zaświadczenie o ukończeniu szkolenia okresowego, a dokumenty pracowników trzymaj w aktach osobowych, natomiast dokumentację organizacyjną BHP przechowuj w uporządkowanym zbiorze firmowym.

Zaświadczenie po szkoleniu to Twoje minimum dowodowe, bo pokazuje, że spełniłeś wymóg szkoleniowy i możesz wykazać ciągłość szkoleń. Jeśli szkolisz pracowników, pamiętaj o kartach szkolenia wstępnego oraz o wykazie terminów szkoleń okresowych.

Gdy sam pełnisz zadania służby BHP, trzymaj też dowody kompetencji i materiałów, na których pracujesz – programy szkoleń, rejestry, protokoły, działania korygujące. To ułatwia rozmowę z inspektorem i porządkuje firmę.

Jakie kary grożą za braki w BHP i dlaczego ryzyko dotyczy też pracodawcy?

Kary za braki w BHP mogą wynieść od 1000 zł do 30 000 zł grzywny, a dodatkowo narażasz się na odpowiedzialność po wypadku, bo to Ty odpowiadasz za stan bezpieczeństwa w zakładzie.

Grzywna to tylko jedna strona medalu. Druga to koszty przestoju, odszkodowania, spór z ubezpieczycielem i realne ryzyko, że ktoś wykaże braki w organizacji pracy.

Najczęstsze obszary, które „wysypują się” w firmach:

• dopuszczenie pracownika do pracy bez szkolenia wstępnego;
• przeterminowane szkolenia okresowe;
• instrukcje BHP oderwane od realnych zagrożeń;
• brak nadzoru nad stosowaniem środków ochrony;
• nieczytelny podział ról – kto robi zadania służby BHP i na jakiej podstawie.

Jak szybko sprawdzić, czy w Twojej firmie potrzebujesz szkolenia BHP jako pracodawca?

Sprawdzisz to szybko, jeśli odpowiesz sobie na kilka pytań o Twoją rolę, liczbę pracowników i to, kto realizuje zadania służby BHP.

Ja robię to zawsze w tej kolejności, bo daje jasny obraz sytuacji i skraca decyzję.

Jak przejść przez weryfikację krok po kroku?

Wykonaj te kroki, a od razu zobaczysz, czy szkolenie dotyczy Ciebie:

• sprawdź, czy kierujesz pracownikami – jeśli wydajesz polecenia i organizujesz pracę, potraktuj siebie jak „osobę kierującą” i zaplanuj szkolenie;
• policz stan zatrudnienia – powyżej 100 tworzysz służbę BHP, poniżej 100 wybierasz model powierzenia zadań;
• ustal, kto wykonuje zadania służby BHP – pracownik w firmie, specjalista z zewnątrz czy Ty;
• zweryfikuj grupę ryzyka i kategorię ryzyka Twojej działalności – jeśli planujesz przejąć zadania BHP, to może uruchomić dodatkowe terminy szkolenia;
• zrób listę terminów – szkolenia wstępne, okresowe, Twoje szkolenie, dokumenty i archiwizacja.

Jeśli chcesz, żeby to działało bez nerwów, zaplanuj wszystko w jednym kalendarzu. Prosty nawyk, a oszczędza sporo telefonów „na wczoraj”.

Podsumowanie

Czy szkolenie BHP dla pracodawców jest obowiązkowe? W praktyce najczęściej tak, gdy kierujesz pracownikami albo chcesz sam wykonywać zadania służby BHP. Zawsze natomiast masz obowiązek zorganizować i sfinansować szkolenia wstępne oraz okresowe dla pracowników, a także dopilnować dokumentów i instrukcji. Liczba zatrudnionych wpływa na to, czy tworzysz służbę BHP, czy możesz powierzyć zadania innej osobie, a ryzyko działalności może uruchomić dodatkowe terminy szkoleniowe.

Sprawdź dziś swoją rolę w firmie i ustaw terminy szkoleń, zanim zrobi to za Ciebie kontrola albo zdarzenie wypadkowe.

FAQ

Q: Czy pracodawca bez pracowników musi mieć szkolenie BHP?

A: Jeśli nie zatrudniasz pracowników, nie organizujesz szkoleń pracowniczych. Szkolenie dla Ciebie pojawia się dopiero, gdy wchodzisz w role wymagające wiedzy i nadzoru nad innymi.

Q: Czy członek zarządu spółki musi mieć szkolenie BHP?

A: Jeśli realnie kieruje pracownikami, powinien odbyć szkolenie jak osoba kierująca. Gdy nie ma takiej roli, zwykle wystarczy zapewnienie nadzoru BHP w organizacji.

Q: Czy szkolenie BHP dla pracodawcy może odbyć się online?

A: Często tak, ale zależy to od programu i wymagań dla danej grupy stanowisk. Zawsze dopilnuj, aby organizator wystawił prawidłowe zaświadczenie.