Czy szkolenie w pracy jest płatne?

Czy szkolenie w pracy jest płatne? Najczęściej tak, ale pod warunkiem, że szkolenie wynika z polecenia pracodawcy albo z obowiązku nałożonego przepisami, umową czy regulaminem. Zostań ze mną, bo w kilka minut poukładam Ci temat wynagrodzenia, kosztów i czasu pracy przy szkoleniach. Rozwiążę Twoją wątpliwość, bo od tego zależy Twoja wypłata, rozliczenie nadgodzin oraz to, czy pracodawca może przerzucić na Ciebie koszty kursu. Na końcu dostaniesz też proste kroki, co sprawdzić i co napisać, gdy firma twierdzi, że „szkolenie jest za darmo, ale po godzinach”.

Najważniejsze informacje z tego artykułu:

szkolenie z polecenia pracodawcy lub wymagane przepisami jest opłacane jak praca i wlicza się do czasu pracy;
pracodawca pokrywa koszty szkolenia, gdy wynika ono z obowiązku szkoleniowego lub organizacji pracy;
szkolenie po godzinach, jeśli jest polecone, nadal liczy się do czasu pracy i może tworzyć nadgodziny;
szkolenie z inicjatywy pracownika zwykle nie jest czasem pracy, a finansowanie zależy od ustaleń;
przy dofinansowaniu nauki pracodawca może żądać zwrotu kosztów w sytuacjach opisanych w art. 103(5) KP.

Na skróty: Pokaż

Czy szkolenie w pracy jest płatne?

Tak – szkolenie w pracy jest płatne, gdy odbywasz je na polecenie pracodawcy albo gdy prawo wymaga go do wykonywania Twoich obowiązków. W praktyce oznacza to, że dostajesz normalne wynagrodzenie za czas szkolenia, a pracodawca pokrywa jego koszty.

Nie – szkolenie może nie być płatne „jak praca”, gdy to Ty inicjujesz naukę i realizujesz ją poza czasem pracy, a pracodawca jedynie wyraża zgodę lub daje dofinansowanie na warunkach z umowy szkoleniowej. Wtedy decydują ustalenia w firmie oraz przepisy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych.

Opieram się tu na praktyce z wdrażania procedur HR i rozliczeń czasu pracy przy szkoleniach, gdzie najwięcej sporów dotyczy dwóch tematów – czy szkolenie było polecone oraz jak rozliczyć czas, gdy zajęcia wypadają po godzinach albo w dniu wolnym.

Dlatego w dalszej części rozbijam temat na czytelne scenariusze i pokazuję, co sprawdzić w dokumentach.

Sprawdź też inne artykuły z tej serii:

Kiedy szkolenie traktuje się jak obowiązek pracodawcy i Twoją pracę?

Szkolenie traktuje się jak Twoją pracę wtedy, gdy pracodawca wymaga go do wykonywania zadań lub gdy wynika ono z obowiązku szkoleniowego po stronie firmy. Najprościej – jeśli bez szkolenia nie możesz legalnie lub bezpiecznie wykonywać swoich obowiązków, pracodawca nie powinien przerzucać na Ciebie kosztów ani czasu.

Przeczytaj też: Czy szkolenia wlicza się do czasu pracy?

Takie sytuacje wynikają zwykle z czterech źródeł – z polecenia pracodawcy, z regulaminów i umowy o pracę, z przepisów prawa pracy oraz z układu zbiorowego pracy. To właśnie te elementy najczęściej przesądzają o tym, czy szkolenie wlicza się do czasu pracy i czy jest płatne.

Jak rozpoznać polecenie pracodawcy w praktyce?

Polecenie pracodawcy istnieje wtedy, gdy przełożony oczekuje Twojego udziału i wiąże to z wykonywaniem pracy. Nie musi paść formalne słowo „polecam”, bo często wystarczy mail, wpis w planie, komunikat w systemie, zaproszenie z obowiązkową obecnością albo informacja, że bez szkolenia nie wejdziesz na projekt.

Najczęstsze „twarde” sygnały polecenia wyglądają tak:

przełożony wyznacza termin i obecność jest obowiązkowa;
firma wymaga certyfikatu do dopuszczenia do zadań;
szkolenie pojawia się w harmonogramie pracy lub grafiku;
szkolenie dotyczy procedur, narzędzi, bezpieczeństwa albo standardów firmy;
odmowa szkolenia grozi konsekwencjami służbowymi.

Jak regulaminy i umowa o pracę wpływają na płatność szkolenia?

Regulaminy i umowy o pracę wpływają na płatność szkolenia wtedy, gdy wskazują, że masz odbywać określone szkolenia lub utrzymywać uprawnienia. Często spotykam zapisy o szkoleniach produktowych, compliance, ochronie danych czy standardach obsługi, które pracodawca wiąże z organizacją pracy.

Jeśli masz w dokumentach firmowych zapis o obowiązkowych szkoleniach, pracodawca zyskuje mocniejszą podstawę do ich wymagania, natomiast Ty zyskujesz mocniejszą podstawę do rozliczenia czasu i kosztów po stronie firmy. W razie sporu zawsze proszę pracowników, żeby zaczęli od sprawdzenia umowy, regulaminu pracy i polityk szkoleniowych w intranecie.

Czy szkolenie BHP w pracy jest płatne?

Tak – szkolenia BHP są płatne, bo stanowią obowiązek po stronie pracodawcy i wliczają się do czasu pracy. Jeżeli idziesz na BHP, traktuj to jak normalny dzień pracy, a nie „prywatną naukę”.

Szkolenia BHP obejmują szkolenie wstępne (instruktaż) oraz okresowe, a ich terminy wynikają z przepisów. Jeśli chcesz szybko sprawdzić częstotliwość szkoleń, przydaje się zestawienie Co ile lat szkolenie BHP?, bo ułatwia rozmowę z kadrami i planowanie terminów.

Wskazówka: jeśli firma planuje BHP „po pracy”, poproś o potwierdzenie na piśmie, że udział jest obowiązkowy – potem łatwiej rozliczysz czas jako pracę albo nadgodziny.

Czy czas szkolenia wlicza się do czasu pracy i jak wpływa na wynagrodzenie?

Tak – czas szkolenia wlicza się do czasu pracy, gdy szkolenie odbywasz na polecenie pracodawcy lub jest ono wymagane do wykonywania pracy. Wynagrodzenie działa wtedy tak samo jak przy zwykłych zadaniach, bo rozliczasz czas pracy, a nie „czas nauki”.

Jeśli szkolenie wypada poza Twoimi godzinami pracy, taki czas nadal może wejść do ewidencji i stworzyć nadgodziny.

Wtedy pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie i dodatki za nadliczbowe albo udzielić czasu wolnego – w zależności od przyjętego sposobu rozliczenia i Twojej sytuacji.

Pilnuj też odpoczynków – dobowego 11 godzin i tygodniowego 35 godzin. Czasem firma „upycha” szkolenia wieczorem, a rano masz wrócić na zmianę, co tworzy ryzyko naruszeń czasu pracy, a to już temat dla PIP lub działu HR.

Przeczytaj też: Ile trwa szkolenie w Straży Granicznej?

Kiedy pracodawca płaci za szkolenie, a kiedy możesz zapłacić Ty?

Pracodawca płaci za szkolenie wtedy, gdy szkolenie jest wymagane do pracy lub gdy pracodawca je zleca w ramach organizacji pracy. Wtedy wchodzą w grę koszty szkolenia, dojazdu, materiałów, egzaminu, a także czas pracy i rozliczenie wynagrodzenia.

Ty możesz ponieść koszty wtedy, gdy szkolenie wynika z Twojej inicjatywy i nie ma charakteru obowiązkowego, a pracodawca jedynie wyraża zgodę albo daje dofinansowanie na warunkach z umowy.

Taki scenariusz często dotyczy sytuacji typu kurs językowy, studia podyplomowe czy szkolenia „rozwojowe”, gdy firma nie wymaga ich do wykonywania Twojej roli.

Jak działa art. 94(13) KP przy szkoleniach zlecanych przez pracodawcę?

Art. 94(13) KP wiąże szkolenia zlecane przez pracodawcę z czasem pracy i obowiązkiem organizacji ich – w miarę możliwości – w godzinach pracy. W praktyce daje Ci argument, że szkolenie polecone przez przełożonego nie powinno „znikać” z ewidencji, nawet jeśli firma umówiła je na wieczór.

Jeśli pracodawca wymaga szkolenia do wykonywania pracy, powinien zapewnić je bezpłatnie i zaliczyć czas do pracy. Ten kierunek wzmacnia też Dyrektywa UE 2019/1152, która mówi o szkoleniach niezbędnych do pracy jako zapewnianych przez pracodawcę, traktowanych jako czas pracy i – gdy to możliwe – organizowanych w godzinach pracy.

Co wynika z art. 103(5) KP, gdy szkolisz się z własnej inicjatywy?

Art. 103(5) KP dotyczy zwrotu kosztów, gdy pracodawca finansuje podnoszenie kwalifikacji zawodowych, a potem spełnią się warunki do rozliczenia tej inwestycji.

Najczęściej chodzi o sytuacje, gdy pracownik bez uzasadnionej przyczyny nie podejmuje nauki, przerywa ją albo rozwiązuje umowę w okresie zobowiązania (często do 3 lat), z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.

Nie zakładam z góry, że pracodawca „na pewno” zażąda zwrotu, bo dużo zależy od umowy szkoleniowej i okoliczności rozwiązania umowy. Zanim podpiszesz dokumenty o dofinansowaniu, poproś o jasny opis – co firma finansuje, kiedy możesz odejść i jak liczy ewentualny zwrot.

Czy pracodawca może kazać Ci zrobić szkolenie po godzinach bez płacenia?

Nie – jeśli szkolenie wynika z polecenia pracodawcy albo jest niezbędne do pracy, pracodawca nie powinien wymagać, żebyś robił je po godzinach „za darmo”.

Oczywiście firma może zorganizować termin po Twojej zmianie, ale wtedy musi rozliczyć czas jako pracę, pilnować odpoczynku i zapłacić jak za czas pracy, a czasem również jak za nadgodziny.

Jeśli natomiast szkolenie jest dobrowolne i wynika z Twojej inicjatywy, firma może uznać, że realizujesz je poza czasem pracy. Wtedy płatność zależy od ustaleń – niektórzy pracodawcy dają budżet szkoleniowy, inni dofinansowanie, a inni jedynie zgodę bez kosztów po stronie firmy.

Jak sprawdzić, czy Twoje szkolenie powinno być płatne?

Sprawdzisz to szybko, gdy połączysz trzy rzeczy – źródło obowiązku, organizację czasu oraz ustalenia o kosztach. Ja zawsze zaczynam od ustalenia, czy szkolenie to element pracy, czy element rozwoju z inicjatywy pracownika.

Checklistę zrób tak:

znajdź informację, czy szkolenie wynika z przepisów prawa pracy, regulaminu, umowy o pracę lub układu zbiorowego pracy;
zapisz, kto inicjuje szkolenie – Ty czy pracodawca, i czy masz polecenie pracodawcy w mailu lub systemie;
sprawdź, czy bez szkolenia możesz wykonywać obowiązki albo czy firma uzależnia dopuszczenie do pracy od zaliczenia;
ustal, kiedy odbywa się szkolenie – w godzinach pracy, po pracy, w dniu wolnym;
poproś o informację, jak firma rozliczy czas – wynagrodzenie, nadgodziny, czas wolny.

Wskazówka: trzymaj w jednym miejscu maila z poleceniem, program szkolenia i potwierdzenie udziału – to zwykle wystarcza, żeby wyjaśnić temat z kadrami bez eskalacji.

Czy możesz dostać urlop szkoleniowy lub zwolnienie z pracy na szkolenie?

Tak – możesz dostać urlop szkoleniowy lub zwolnienie z całości albo części dnia pracy, jeśli szkolenie spełnia warunki podnoszenia kwalifikacji zawodowych i masz zgodę pracodawcy. To działa najczęściej przy kursach zakończonych egzaminem, szkołach i studiach, gdy pracodawca wiąże naukę z Twoją rolą.

Przeczytaj też: Co ile lat szkolenie PPOŻ?

W praktyce spotkasz dwa modele – pracodawca wysyła Cię na szkolenie i rozlicza czas jako pracę, albo wspiera Twoją naukę i daje urlop szkoleniowy czy zwolnienia na zajęcia.

W obu przypadkach trzymaj się ustaleń na piśmie, bo to ogranicza spory o koszty szkolenia oraz o to, czy czas zalicza się do czasu pracy.

Jak rozmawiać z pracodawcą o kosztach szkolenia i cenniku szkoleń?

Rozmawiaj konkretnie – pytaj o koszty szkolenia, kto je ponosi, oraz jak firma rozliczy czas. Gdy firma pokazuje Ci cennik szkoleń albo ofertę typu Pakiet PRO czy Pakiet PRO dla firm, traktuj to jako informację o cenie usługi, a nie jeszcze o tym, kto finalnie płaci.

Jeśli temat dotyczy kursu, na przykład kurs językowy, doprecyzuj dwie rzeczy – czy kurs jest wymagany do Twojej pracy oraz czy pracodawca daje dofinansowanie na podstawie umowy. Wtedy od razu wiesz, czy to będzie czas pracy i wynagrodzenie, czy raczej nauka po Twojej stronie z ewentualnymi świadczeniami.

Podsumowanie

Czy szkolenie w pracy jest płatne? Najczęściej tak, gdy pracodawca je zleca albo gdy wynika z przepisów, regulaminu lub umowy o pracę – wtedy czas szkolenia wlicza się do czasu pracy, a koszty szkolenia ponosi pracodawca. Jeśli natomiast szkolisz się z własnej inicjatywy, płatność i koszty zależą od ustaleń, a przy dofinansowaniu mogą wejść reguły zwrotu kosztów z art. 103(5) KP. W razie sporu zbierz dowody polecenia i sprawdź, jak firma prowadzi ewidencję czasu.

Sprawdź swoje dokumenty i poproś pracodawcę o jasne rozliczenie czasu oraz kosztów szkolenia na piśmie.