Outsourcing BHP czy własny specjalista? Co bardziej opłaca się małej i średniej firmie?

Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba obowiązków związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Trzeba pilnować szkoleń, badań, dokumentacji, oceny ryzyka zawodowego, a w razie potrzeby również reagować na wypadki czy zmiany organizacyjne. W pewnym momencie pojawia się więc pytanie: czy lepiej zatrudnić własnego specjalistę BHP, czy skorzystać z obsługi zewnętrznej? W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw decyzja zależy przede wszystkim od liczby pracowników, rodzaju działalności oraz tego, jak często firma rzeczywiście potrzebuje wsparcia w zakresie BHP.

Artykuł Partnera

Kiedy warto zatrudnić własnego specjalistę?

Własny specjalista BHP ma przede wszystkim jedną dużą zaletę – jest na miejscu i dobrze zna organizację.

To rozwiązanie sprawdza się szczególnie w firmach produkcyjnych, przemysłowych, logistycznych czy budowlanych, gdzie zagadnienia związane z bezpieczeństwem pojawiają się na co dzień.

Jeżeli przedsiębiorstwo regularnie:

• wdraża nowych pracowników,
• zmienia procesy technologiczne,
• posiada wiele stanowisk o podwyższonym ryzyku,
• wykorzystuje maszyny i urządzenia,
• często reorganizuje stanowiska pracy,

stała obecność specjalisty może być dużą wartością.

W mniejszych i bardziej stabilnych organizacjach pełny etat może jednak oznaczać koszt niewspółmierny do rzeczywistego zapotrzebowania.

Kiedy outsourcing BHP jest bardziej opłacalny?

Zewnętrzna obsługa może być dobrym rozwiązaniem dla firm, które potrzebują regularnego wsparcia, ale nie na tyle często, aby tworzyć osobne stanowisko pracy.

Zakres współpracy może obejmować między innymi:

• organizację szkoleń BHP,
• przygotowanie i aktualizację dokumentacji,
• ocenę ryzyka zawodowego,
• konsultacje,
• udział w postępowaniach powypadkowych,
• wsparcie podczas kontroli,
• okresowe przeglądy warunków pracy.

W takim modelu przedsiębiorstwo korzysta ze specjalistycznej wiedzy wtedy, kiedy jest ona rzeczywiście potrzebna.

Dla firmy zatrudniającej kilkanaście lub kilkadziesiąt osób może być to bardziej racjonalne ekonomicznie niż utrzymywanie pełnego etatu.

Duże znaczenie ma rodzaj działalności

Sama liczba pracowników nie powinna być jedynym kryterium.

Firma biurowa zatrudniająca 30 osób może mieć znacznie mniejsze potrzeby w zakresie BHP niż zakład produkcyjny o identycznym zatrudnieniu.

W drugim przypadku występują maszyny, stanowiska robotnicze, dodatkowe zagrożenia i częstsza konieczność aktualizowania dokumentacji czy oceny ryzyka.

Dlatego przy wyborze modelu obsługi warto przeanalizować nie tylko wielkość przedsiębiorstwa, ale przede wszystkim:

• poziom ryzyka,
• charakter stanowisk,
• częstotliwość zmian,
• liczbę lokalizacji,
• liczbę nowych pracowników,
• potrzebę obecności specjalisty w zakładzie.

Zewnętrzny specjalista nie musi oznaczać obsługi na odległość

Przy outsourcingu warto zwrócić uwagę na lokalizację wykonawcy.

Jeżeli działalność firmy wymaga okresowych wizyt w zakładzie, dobrze, aby specjalista mógł sprawnie pojawić się na miejscu.

Przedsiębiorstwo działające na Śląsku może przykładowo korzystać z zewnętrznej obsługi i szkoleń BHP w Katowicach, łącząc elastyczność outsourcingu z możliwością organizowania spotkań i szkoleń stacjonarnych.

Jest to szczególnie ważne w firmach produkcyjnych, magazynowych czy technicznych, gdzie części zagadnień nie da się skutecznie ocenić wyłącznie na podstawie dokumentów przesyłanych elektronicznie.

Outsourcing nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności

Korzystanie z zewnętrznej firmy BHP nie oznacza przeniesienia odpowiedzialności za bezpieczeństwo pracowników.

Za stan BHP w przedsiębiorstwie nadal odpowiada pracodawca.

Specjalista zewnętrzny może doradzać, prowadzić szkolenia, przygotowywać dokumentację i wskazywać konieczne działania, ale firma nadal musi wdrażać odpowiednie rozwiązania i zapewniać bezpieczne warunki pracy.

Dlatego outsourcing powinien być traktowany jako profesjonalne wsparcie, a nie sposób na całkowite przekazanie obowiązków innej firmie.

Co bardziej opłaca się małej i średniej firmie?

Dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw zewnętrzna obsługa BHP będzie bardziej elastycznym i ekonomicznym rozwiązaniem niż tworzenie osobnego stanowiska.

Dotyczy to szczególnie firm, w których:

• struktura zatrudnienia jest stabilna,
• zagrożenia są stosunkowo niewielkie,
• liczba nowych pracowników nie jest duża,
• wsparcie specjalisty potrzebne jest okresowo.

Własny specjalista zaczyna mieć większe uzasadnienie wtedy, gdy kwestie bezpieczeństwa wymagają codziennego nadzoru i stałej obecności w zakładzie.

W praktyce decyzja nie powinna więc sprowadzać się wyłącznie do porównania ceny abonamentu z wynagrodzeniem pracownika. Znacznie ważniejsze jest określenie, jak często firma potrzebuje wsparcia i jak skomplikowane są występujące w niej zagrożenia.

Dobrze dobrany model obsługi BHP powinien być przede wszystkim proporcjonalny do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.